La posta elettronica è, ormai da anni, uno strumento indispensabile per le aziende, non solo per la ricezione e trasmissione della corrispondenza ma anche per l’archiviazione delle informazioni contenute nelle varie comunicazioni.

I file di posta degli utenti rappresentano quindi un archivio strategico, pertanto devono essere salvati quotidianamente ma anche sottoposti a delle logiche di conservazione. Spesso infatti gli utenti conservano tutte le comunicazioni inviate e ricevute e quindi con il passare del tempo l’archivio di posta diventa molto pesante; ciò comporta una diminuzione delle prestazioni ma anche un costo di conservazione elevato, in particolare in presenza di mail server interni all’azienda.